DeltaDocs document aanmaken

Het aanmaken van een document is te benaderen via onderstaande menukeuze.

DeltaDocs aanmaken / zoeken
Het scherm opent standaard in de zoekvraag, te herkennen aan de blauwe kleur. Het wijzigen van een bestaand document kan door (een deel van) de naam op te geven en te zoeken met F3 of met het filtericoon in de icoon-balk. Een nieuwe DeltaDocs kan aangemaakt worden met het + (plus) teken in de icoon-balk.

Bij het opvoeren van een nieuwe DeltaDocs moeten de volgende velden gevuld worden:

• Briefcode : vul hier een logische briefcode in waarmee de brief kan worden herkend.
• Onderwerp: vul hier het onderwerp van de brief in, dit kan ook in de brief gebruik worden.
• Omschrijving: vul een duidelijke omschrijving van de brief in, dit maakt het beheer eenvoudiger.
• Bestandcode: via het veld bestandcode kunnen brieven gerubriceerd worden, denk hierbij bijvoorbeeld aan heffen, innen, woz, etc.
• Template: kies hier de juiste template. Als organisatie kunt u meerdere templates maken om op die manier altijd de juiste brieven te kunnen genereren volgens de huisstijl van uw organisatie.
 Een template is alleen nodig als de brief door DeltaDocs rechtstreek naar uw tekstverwerkingsprogramma moet worden gestuurd. Als voor dit type document in bulk gewerkt moet worden via bulk output, dan is een template niet nodig.
• Mijn Overheid: plaats hier een vinkje indien het document bestemd is voor Mijn overheid.
• Aktief: plaats hier een vinkje om aan te geven dat een document actief gebruikt wordt. Oude documenten welke niet gebruikt mogen worden, kunnen hier worden uit gevinkt.

Na het vullen van bovenstaande gegevens, kan het aanmaken van het document worden vastgelegd met het V (vink) icoontje in de icoon-balk.

Samenstellen nieuwe DeltaDoc

s

Variabelen
Nadat een nieuwe DeltaDocs is aangemaakt, kunnen afzonderlijke elementen gekoppeld worden aan de DeltaDocs. Bij het inrichten van brieven via DeltaDocs zal ook zeker de behoefte zijn om velden en stukken tekst variabel te maken in de brieven. Om dit te kunnen doen is het mogelijk om variabelen toe te voegen aan het document.

Alle beschikbare variabelen zijn aan de rechter kant in het scherm te zien en zijn eenvoudig te koppelen en ontkoppelen aan de brief middels de pijltjes toetsen in het midden. Variabelen die eenmaal ontworpen zijn, zijn dus voor alle brieven te gebruiken mits deze gebaseerd zijn op dezelfde uitgangspunten qua data. Met deze manier van werken wordt al snel een bibliotheek aan variabelen opgebouwd.

Tabellen

Een ander element welke gekoppeld kan worden aan DeltaDocs, zijn tabellen. Tabellen zijn bijvoorbeeld erg bruikbaar in financiele brieven waarbij een overzicht van de laatste stand van zaken wordt gegeven. Ook hiervoor geldt dat reeds gemaakte tabellen, voor alle brieven beschikbaar zijn mitst de uitgangspunten van de data hetzelfde zijn.

Het koppelen gebeurd via de drop down list boven de knop toevoegen. De code van de tabel moet wel opgenomen zijn in het sjabloon van de brief of in een tekstblok.

Tekstblokken
Het laatste element zijn de tekstblokken. Dit zijn de bouwstenen van elke brief welke gestuurd kunnen worden door variabelen. Ook voor de tekstblokken geldt dat reeds gemaakte elementen in elke brief gebruikt kunnen worden, mitst de uitgangspunten qua data identiek zijn.

Het koppelen gaat via de dropdown list onderin. Vervolgens geeft men de sectie op waarin men wil dat het betreffende tekstblok moet worden afgedrukt in de brief. Deze sectie is vastgelegd in het sjabloon dat gekoppeld is aan de brief. De tekstblokken worden op volgorde afgehandeld bij het samenstellen van de brief. Het is mogelijk om tekstblokken voorwaardelijk te laten afdrukken. Daarvoor kan aan de rechterkant van het scherm een variabele gekoppeld worden en middels criteria aangegeven worden waaraan deze variabele moet voldoen.