DeltaDocs

De correspondentie module van DeltaQuest zorgt voor een beter beheersbare en eciëntere afhandeling van de documenten uitvoer uit uw belastingapplicatie. Er is geen kennis van een ingewikkelde programmeertaal nodig. Met een kleine hoeveelheid kennis van SQL en de database is het mogelijk om zelf uw documenten op te zetten en te beheren. Het uiterlijk, oftewel de huisstijl, kan geheel door de afdeling zelf gedaan worden in een standaard tekstverwerking programma. Hiermee ontstaat een duidelijke en handige scheiding tussen het beheer van het technische- en uitvoerende gedeelte van uw correspondentie. Daarnaast beschikt de module over de mogelijk om het formaat van de output te sturen, denk hierbij aan de gebruikelijke formaten zoals .doc(x) en pdf. Een andere mogelijkheid van de module is om brieven in bulk te verzamelen en op gezette momenten aan te bieden aan bijvoorbeeld uw print service bureau. Hiermee kunnen alle document zonder tussenkomst van de eindgebruiker in één keer verstuurd worden zodat de efficiëntie van de workflows sterk verbeterd.

Functioneel

In de beheersmodule van de software kunt u los componenten maken en beheren om brieven samen te stellen. Het samenstellen gebeurd op een hiërarchische manier waarbij losse elementen toegevoegd kunnen worden. Het ontwerp begint met een briefcode met een omschrijving. Hieraan hangt altijd een set standaard gegevens zoals de NAW gegevens, indien gewenst ook van een indiener of gemachtigde. Vervolgens kunnen naar behoefte diverse variabelen worden toegevoegd welke middels een veld kunnen worden opgehaald in het sjabloon van de brief. Deze variabelen kunt u genereren middels (kleine) SQL’s welke altijd dezelfde sleutel gebruiken. Een eenmaal ontwikkelde variabele is in alle brieven bruikbaar mits de uitgangspunten voor de brief hetzelfde zijn. De variabelen in de brieven hoeven niet direct puur voor weergave doeleinden gebruikt te worden. Deze kunnen tevens ook dienen als schakelparameters om bepaalde tekstblokken juist wel of niet af te drukken. Daarnaast is het ook mogelijk om op een gebruiksvriendelijke manier tabellen toe te voegen aan de brief. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een openstaande posten overzicht. www.DeltaQuest.nl. Het spreekt voor zich dat tekstblokken voorzien van variabelen, als standaard elementen opgeslagen kunnen worden. Deze elementen zijn dan aan alle brieven, waar nodig, te koppelen.

Weergave gegevens

In de module is ook een tabblad aanwezig om vooraf weer te geven welke brief met welke parameters aangemaakt zouden worden. Dit ondersteund vooral het testtraject van een brief. Het is ook mogelijk om inzicht te hebben in de brieven die reeds gemaakt zijn. Deze zijn gekoppeld op subjectnummer en op die manier dus ook terug te vinden in een apart scherm.

Printservice bureau

Indien uw organisatie gebruik maakt van een printservicebureau, is het mogelijk om de sjablonen van DeltaDocs hiervoor in te zetten. Hiermee vergroot u de efficiëntie doordat eindgebruikers geen individuele brieven meer printen en versturen. Documenten worden periodiek verzameld in zogenaamde Stuf documenten waarbij geldt dat alle documenten door elkaar aangeleverd worden in een groot databestand en door het printservicebureau in één keer verwerkt worden. Daarmee verlaagt u de kosten voor het printwerk en neemt u de eindgebruiker veel werk uit handen.

Rapportage

Doordat al uw documenten, zowel direct als via het Stuf formaat, in een structuur worden afgehandeld, is rapportage over deze documenten heel eenvoudig. Alle documenten lopen via hetzelfde stramien. Hiermee heeft u uitstekend inzicht in de aantallen en soort brieven, welke door uw organisatie periodiek worden verzonden.

Ondersteuning

De consultants van DeltaQuest hebben bij diverse organisaties reeds vele brieven ontwikkelt en weten welke gegevens belangrijk zijn om goede stukken te genereren. Er zijn al talloze variabelen aanwezig waarmee u direct aan de slag kunt. Uiteraard kunnen we uw organisatie ondersteuning bieden bij het maken van nieuwe brieven of het omzetten van reeds bestaande brieven. De ondersteuning is altijd gericht op kennisoverdracht naar de eigen organisatie.

Geïnteresseerd

Indien u interesse heeft in onze ondersteuning op dit gebied, dan willen wij graag een demo sessie voor u verzorgen waarbij we alle bovenstaande aspecten aan u toelichten en laten zien. Neemt u hiervoor contact met ons op via de contact pagina op de website, of via email

Download