Inzicht en efficiëntie

5 vragen aan senior applicatiebeheerder Dennis Tempelaar over het verbeteren van scriptbeheer bij BSGR met DeltaCompliance

Voor welke uitdagingen stond BSGR voordat DeltaCompliance geïmplementeerd werd?

Voor de implementatie van DeltaCompliance kampte BSGR (Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland) met uitdagingen rondom scriptbeheer. De scripts waren soms behoorlijk complex en niet goed gestructureerd. Het waren er bovendien heel veel. Dat maakt het onderhouden ervan lastig. Niemand weet dan echt goed wat een script doet, hoe scripts aan elkaar gekoppeld en van elkaar afhankelijk zijn of waar je moet zoeken als er zich een probleem voordoet. Het gebrek aan heldere documentatie en structuur maakte het ook lastig om snel updates door te voeren en dat veroorzaakte extra kosten in de bedrijfsvoering. 

DeltaCompliance werd geïntroduceerd om deze pijnpunten aan te pakken, door scripts ordelijk te maken en beter te documenteren. Dit zou moeten leiden tot meer inzicht en daardoor betere sturing op efficiëntie, kostenbesparing en minder risico’s voor BSGR.

Hoe werden die uitdagingen ervaren op de werkvloer en welke gevolgen had dat?

Op de werkvloer werden de uitdagingen met scriptbeheer regelmatig als storend ervaren. Medewerkers zaten bij foutmeldingen of datamutaties in de knoop met scripts die niet functioneerden. Afhankelijk van de complexiteit en de hoeveelheid scripts kost het dan enorm veel tijd en moeite om alles te doorgronden. Dat brengt vertragingen met zich mee, verhoogt het risico op inrichtingsfouten en legt extra druk op het personeel.

Het ontbreken van heldere documentatie maakte het ook lastig om snel te schakelen of nieuwe collega’s goed in te werken. Het gevolg is frustratie bij de mensen en inefficiëntie in het proces. Niet fijn voor de teamspirit en ook niet voor de algehele productiviteit.

Met DeltaCompliance zien we hier een oplossing in door scripts overzichtelijker te maken en beter te documenteren. Zo kan iedereen makkelijker zijn weg vinden en problemen sneller oplossen, wat uiteindelijk de werkdruk verlicht en de efficiëntie verhoogt.

Toen kwam DeltaQuest om de hoek kijken, wat was jouw rol en hoe heb je die implementatie aangepakt?

In positieve zin ben ik als het ware het afvoerputje van problemen rondom scripting. Alles wat niet opgelost kan worden op de afdeling dat komt bij mij. In dit geval was dat ook zo en zag ik DeltaCompliance als oplossing. Na een interne presentatie zag men snel de voordelen en kwam er een akkoord voor een eerste implementatie. Vanuit DeltaQuest was ik verantwoordelijk voor de uitvoering in nauwe samenwerking met de projectleider van BSGR. Technische uitdagingen waren er eigenlijk niet. De software draait naast bestaande programma’s en is in die zin onafhankelijk. Je kunt DeltaCompliance zien als een schil op je database. Onze aanpak richtte zich daarom vooral op het minimaliseren van verstoringen in lopende processen.

Wat betreft gebruikersgemak is het vooral een uitdaging om de tijd vrij te maken om de scripts over te zetten. Maar als het eenmaal staat, dan werkt het een stuk eenvoudiger dan in een situatie waarin scripts niet centraal beheerd worden. De feedback tijdens de Proof of Concept (PoC) was daarom ook overwegend positief. De implementatie heeft ons wel belangrijke inzichten gegeven die we nu gebruiken om de verdere uitrol te plannen en te optimaliseren.

Wat doet DeltaCompliance op dit moment voor BSGR?

In DeltaCompliance zijn op dit moment vijf scripts omgezet voor BSGR. Dit is uiteraard nog maar een minimaal deel van alle lopende scripts, maar door deze pilot hebben we wel ontdekt dat het werkt. DeltaCompliance helpt bij het verbeteren van de dataconsistentie, fouten worden geminimaliseerd en de operationele efficiëntie wordt verhoogd. DeltaCompliance biedt meer inzicht en controle over de scripts, waardoor BSGR beter kan voldoen aan compliance-eisen en operationele standaarden. Hoewel de implementatie nog in de beginfase zit, zijn de eerste resultaten positief en vormen ze een betrouwbare basis voor verdere ontwikkeling en uitbreiding van het systeem binnen BSGR.

Hoe kijk je terug op het proces en welke kansen zie jij voor DeltaCompliance in de toekomst?

Terugkijkend op het proces ben ik tevreden over de eerste stappen die we hebben gezet met DeltaCompliance bij BSGR. Het is bemoedigend om te zien hoe we met een paar scripts al flinke verbeteringen konden realiseren in automatisering en dataconsistentie. Ook de samenwerking met het team was heel positief. We kunnen nu verder bouwen op wat we hebben geleerd en uitbreiden naar meer scripts en processen binnen BSGR. Het verbeteren van scriptbeheer zal niet alleen de operationele efficiëntie verhogen, maar ook bijdragen aan een beter inzicht en controle over de systemen. Dit zal uiteindelijk leiden tot een verhoogd niveau van compliance en een verbeterde ondersteuning van de dagelijkse operationele behoeften van BSGR. Iets wat de komende jaren alleen maar belangrijker wordt door groeiende complexiteit en personeelskrapte.

Dennis Tempelaar

Applicatiebeheer, Functioneelbeheer, Ontwikkelaar

Over Dennis
Dennis Tempelaar is allround senior applicatiebeheerder en mede-eigenaar van DeltaQuest. Met meer dan 20 jaar ervaring met zowel de technische als de inhoudelijke kant van gemeentelijke belastingen is Dennis een expert op zijn vakgebied. Hij heeft diepgaande kennis van complexe databasesystemen en scriptbeheer, en weet deze kennis praktisch toe te passen voor het optimaliseren en structureren van automatiseringsprocessen. Met deze pragmatische aanpak en het vermogen om ingewikkelde technische concepten toegankelijk te maken, is Dennis een welkome sparringspartner voor elke organisatie of gemeente die streeft naar verbeterde dataprocessen en operationele efficiëntie.

DeltaCompliance

Ondersteunt bij organiseren
en uitvoeren van scripts

DeltaWorks

Meer grip op uw
werkvoorraden

DeltaDocs

Efficiënter beheer van uw uitgaande documenten.