Efficiënter afhandelen proceskostenvergoeding WOZ-bezwaren
Hoe een relatief simpele oplossing veel moeite bespaart
Sinds 2024 zorgt de wetgeving rondom proceskostenvergoedingen voor een flinke administratieve uitdaging voor belastingorganisaties. Waar proceskosten voorheen direct aan gemachtigden werden uitgekeerd, moeten deze nu aan de belastingplichtige zelf worden betaald. Voor veel organisaties betekent dit een omslag in werkwijze en een toename van handmatige administratieve handelingen. De consequenties herkent u misschien wel: extra werkdruk, verhoogd risico op fouten en systemen die niet aansluiten op de nieuwe realiteit.
In de achterliggende periode heeft DeltaQuest in samenwerking met verschillende organisaties gezocht naar een efficiënte manier om deze vergoedingen te verwerken. Het doel was helder: een gestroomlijnde verwerking van proceskosten om daarmee tijd te besparen en de controle te verbeteren of zelfs terug te krijgen. Om dit te realiseren ontwikkelde DeltaQuest een maatwerkmodule voor het efficiënter afhandelen van de proceskostenvergoedingen rondom WOZ-bezwaren. In dit artikel geven we inzicht in de manier waarop deze module helpt in de transitie van het proces, welke uitdagingen werden overwonnen en welke voordelen de automatisering oplevert.
Het rimpeleffect van procesfouten
Voor projectleiders bij belastingorganisaties is proceskostenbeheer slechts één van de processen binnen de organisatie. Toch is de impact vaak groot wanneer er iets niet functioneert binnen dit proces, omdat het meerdere afdelingen raakt. Een verstoring geeft als het ware een rimpeleffect waar meerdere achterliggende processen onder lijden. Zo moeten afhandelingen langs het WOZ-team, het team bezwaren, de IT-afdeling en tot slot de financiële afdeling voor het betalingsverkeer.
De wetswijziging ‘beperkingen proceskostenvergoedingen in WOZ- en bpm-zaken’ die sinds januari 2024 van kracht is, bepaalt dat proceskosten nu direct aan de burger moeten worden uitbetaald, in plaats van aan de gemachtigde. Het verkrijgen van proceskostenvergoedingen bleek een belangrijke oorzaak van het grote aantal procedures over de WOZ en de bpm. Echter zorgt de wijziging in deze wet ervoor dat er nu voor iedere vergoeding een aparte debiteurenpost moet worden aangemaakt binnen de financiële administratie. De systemen die belastingorganisaties hiervoor gebruiken kunnen deze afwijkende situatie niet in één geautomatiseerde workflow afhandelen. Het gevolg: een tijdrovend en foutgevoelig proces. In sommige organisaties gaat het jaarlijks om zo’n 400 bezwaren. De vergoedingen stonden qua administratieve werklast niet in verhouding tot de belastingcorrecties zelf. Dit vergde een enorme hoeveelheid handmatig werk en extra controles om fouten te voorkomen.
De kracht van automatisering zit in eenvoud
Aanpassingen binnen bestaande belastingsoftware is vaak een complexe aangelegenheid. Dat kost tijd. Echter door de nieuwe regelgeving moest er snel een oplossing komen. Met jaren aan ervaring en kennis over zowel het proces, het domein en de softwaresystemen, ontwikkelde DeltaQuest een automatiseringsoplossing die vooral heel eenvoudig te implementeren moest zijn. Het resultaat is een een maatwerkmodule die:
- Ophalen gefiatteerde bezwaren/beroepen waarbij de proceskosten gevuld zijn
- Ophalen rekening en subjectgegevens voor het uitbetalen van de proceskosten
- Opnieuw ophalen van rekening gegevens van belastingplichtige na mutatie in het belastingpakket
- Aanmaken sepa betaalbestand pain.001.001.03 en .09
- Detaillijst van de posten voor verantwoording binnen de organisatie
- Optionele Naam nummer check via bleum API.
De succesformule van samenwerking
Voor de ontwikkeling en implementatie werkt DeltaQuest veel samen met IT-afdelingen. Die zagen als snel in dat automatisering noodzakelijk was om het proces beheersbaar te houden. Veel trajecten beginnen echter bij probleemsignalering door de directie. Projectleiders brengen vervolgens de juiste mensen bij elkaar en zo vormt zich een projectteam waarin de applicatiespecialisten van DeltaQuest met de betrokken afdelingen samenwerkten aan een oplossing.
Twee belangrijke aspectten gedurende de implementatie zijn oog voor details en communicatie. Het gaat dan over het nauwkeurig in kaart brengen van verschillen tussen de nieuwe oplossing en de eerdere werkwijze. Die kunnen per organisatie anders zijn. Dit brengt bijvoorbeeld extra controles met zich mee, zoals de verificatie van vergoedingsbedragen. Ondanks deze extra stap – of misschien wel dankzij deze extra stap – wordt de aanvullende module als een verbetering ervaren. Het levert namelijk niet alleen een efficiëntieslag op, maar ook een transparanter proces. Door de noodzaak en de voordelen helder te communiceren en de afdeling daarin te betrekken, ontstaat er draagvlak.
De rust door controle
De implementatie van de DeltaQuest maatwerkmodule proceskostenvergoeding zorgt inmiddels bij verschillende organisaties voor rust. Het proces is weer onder controle dankzij:
- Een efficiëntere verwerking waardoor er minder tijd nodig is om proceskosten af te handelen.
- Minder menselijke fouten omdat er minder handmatige invoer nodig is.
- Meer inzicht en controle zodat medewerkers eenvoudig zien of vergoedingen al zijn verwerkt of nog in behandeling zijn.
- Eenvoudige integratie waardoor een korte uitleg al voldoende is om medewerkers met het systeem te laten werken.
Voor veel organisaties is deze vorm van automatisering noodzakelijk om vervuiling in het systeem te voorkomen. Het maakt het beheer overzichtelijker en bespaart de organisatie veel tijd en moeite.
De menselijke maat terug in het proces
Automatisering is een cruciale stap en in veel gevallen onmisbare stap in het efficiënt verwerken van administratieve processen. Maar ook om de menselijk maat terug te brengen in het proces. Repeterende administratieve taken verder automatiseren betekent ruimte voor medewerkers om werkelijk van betekenis te zijn, om die taken uit te voeren die het werk aantrekkelijk en uitdagend maken.
De overstap naar een geautomatiseerd proceskostenbeheer heeft de betrokken organisaties veel voordelen opgeleverd: minder administratieve lasten, minder fouten en een snellere afhandeling. Deze projecten tonen aan dat zelfs een relatief eenvoudige oplossing grote impact kan hebben op de efficiëntie en controle binnen een organisatie.
Voor belastingdiensten en gemeenten die worstelen met vergelijkbare uitdagingen, biedt de oplossing van DeltaQuest een bewezen methode om het proces efficiënter en transparanter te maken. Heeft u interesse? We delen graag onze ervaringen en hoe we specifieke uitdagingen voor uw organisatie kunnen oplossen.
