Belangrijke lessen in migratieprojecten gemeentelijke belastingen
Software- of datamigratie is complex. En misschien wel in het bijzonder binnen overheden en gemeenten. Datakwaliteit, gebruikerservaring, het aanpassen van processen, het waarborgen van functionaliteit en het aantal betrokken partijen: het is niet verwonderlijk dat het managen van migraties een flinke uitdaging is. Om die reden wordt DeltaQuest regelmatig gevraagd om in deze processen haar kennis en ervaring te delen. Zo dragen wij bij aan een succesvolle migratie waarbij we uitgaan van volledigheid, datakwaliteit en functionaliteit. Door vroeg in het proces betrokken te worden, kunnen we onze expertise inbrengen en helpen we met een soepele overgang. In dit artikel delen we onze belangrijkste ervaringen en lessen in migratieprojecten.
Uitdagingen van software- en datamigraties
Migraties zijn er in verschillende gradaties: van het overstappen naar compleet nieuwe applicaties tot aan updates en het toevoegen van functionaliteiten door veranderende regelgeving. Maar bijna altijd gaan migraties gepaard met complexe uitdagingen. Zeker bij overheidsinstellingen en gemeenten waar veel processen en systemen van elkaar afhankelijk zijn. Eén van de meest voorkomende problemen is datakwaliteit; de overgang van oude naar nieuwe systemen kan leiden tot fouten in de data of onvolledigheden. Deze fouten moeten vooraf in testfases ontdekt en opgelost worden voordat ze gevolgen hebben voor de juiste uitvoering van belastingen en andere cruciale processen. Dat vraagt om de nodige controles op conversies.
Datavolledigheid en datakwaliteit zijn overigens bredere thema’s die niet alleen in migratieprojecten van belang zijn. Het verbeteren van datakwaliteit speelt een continue rol in de dagelijkse belastingprocessen. Een migratie is daarbij een uitgelezen moment om de kwaliteit naar een hoger niveau te tillen. Niet als extra werk, maar geïntegreerd in het toch al lopende proces. Uiteindelijk draait het om een eerlijke, rechtmatige afhandeling van belastingheffing, zodat iedereen de aanslag krijgt die rechtmatig juist is. Dit voorkomt bezwaren en daarmee veel frustraties en extra werk.
Daarnaast speelt de gebruikerservaring een grote rol. Medewerkers moeten naadloos kunnen overstappen naar het nieuwe systeem zonder verlies van functionaliteiten, vertragingen of fouten in de dagelijkse werkzaamheden. Dit vereist in sommige gevallen naast technische aanpassingen, ook een herinrichting van processen. Een voorbeeld uit de praktijk betrof een situatie rondom hefmodellen. De werkwijze in de praktijk sloot in dit geval niet aan op de functionaliteiten van de applicatie. Een belangrijke stap was om de processen opnieuw in te richten en zo soepeler en minder foutgevoelig te maken. Dat proces goed begeleiden vraagt veel ervaring met zowel het proces – de business inhoudelijk – als diepe kennis van de applicatie.
Concrete voorbeelden
Tijdens migratieprojecten komen er regelmatig specifieke problemen naar voren die aandacht vereisen. Wat zien wij vaak terugkomen?
Performance issues: Gebruikers kunnen te maken krijgen met schermen die vastlopen of vertraging bij het typen van tekst. Dit wekt irritatie en bemoeilijkt het werken met het nieuwe systeem. Door vooraf testen kunnen deze storingen verholpen worden, wat bijdraagt aan een positieve eerste gebruikerservaring.
Legacy problemen: Oude fouten die al in de data zaten, komen vaak naar boven tijdens het migratieproces. Het is belangrijk om deze fouten tijdig te identificeren en op te lossen om de datakwaliteit te waarborgen en direct te optimaliseren.
Ontbrekende of incorrecte brieven: Bij burgergerichte communicatie met geautomatiseerde documentstromen kan het voorkomen dat brieven er net anders uitzien dan gewenst. Of het komt voor dat bepaalde variabelen die uit het systeem worden opgehaald niet werken of ontbreken. In sommige gevallen ontbraken zelfs hele briefformats. Door het proces in de hele keten te testen, komen dit soort fouten boven water en kunnen ze tijdig opgelost worden.
Ontbrekende koppelingen en niet-functionerende functies: Het ontbreken van essentiële koppelingen of niet-werkende functies kan een grote impact hebben op de livegang van het systeem. Feitelijk kan het nieuwe systeem dan niet live. Ook hier geldt dat een grondige ketentest onmisbaar is voor de livegang.
Proactieve probleemoplossing
Bij DeltaQuest geloven we dat voorkomen beter is dan genezen. Daarom zijn we bij voorkeur al in een vroeg stadium betrokken bij migratieprojecten. Onze ervaring leert dat een gedegen voorbereiding en uitgebreide testsessies essentieel zijn om problemen tijdens de livegang te voorkomen, en om de gebruikers – het team op de werkvloer – zo snel mogelijk mee te krijgen in het omarmen van de migratie.
In de praktijk leidt dit bijvoorbeeld tot onze rol en betrokkenheid in het stroomlijnen van de communicatie tussen de betrokken partijen. Zo zorgen we ervoor dat iedereen goed voorbereid is en weet wat er verwacht wordt. Door een combinatie van persoonlijke begeleiding en gerichte trainingen, zoals de kennisoverdracht aan applicatiebeheerders, teammanagers, IT-verantwoordelijken, directie en uiteraard het team zelf, houden we het proces op tempo en werken we zo efficiënt mogelijk toe naar het migratiemoment.
"Het gaat niet alleen om het implementeren van technologie, maar vooral om het meenemen van mensen in dat proces."
Jurgen Hoitzing, Applicatiebeheerder, Functioneel beheerder en Documentgeneratie specialist bij DeltaQuest
Jurgen begeleidt als interim-expert migratieprojecten, waarbij zijn rol vaak verder gaat dan alleen de technische aspecten. Zijn diepgaande kennis van zowel de applicatie als de processen helpt om snel knelpunten te identificeren en oplossingen te vinden die niet alleen technisch kloppen, maar ook werkbaar zijn voor de gebruikers. Kennisdeling, een helder draaiboek waarbij de instructies goed zijn doorgezet, en het vertrouwen van de gebruikers door de fysieke aanwezigheid op de werkvloer zorgen voor draagvlak en een snelle implementatie. De applicatiebeheerder heeft meer tijd om aandacht te geven aan het inhoudelijke proces en medewerkers begrijpen sneller hoe het nieuwe systeem werkt. Ook voor troubleshooting staat Jurgen direct klaar om bij te springen.
Succesfactoren en 'best practices'
In de afgelopen jaren hebben we een aantal best practices opgedaan die wij consistent toepassen bij elke migratie:
Vroegtijdige betrokkenheid: Hoe eerder we worden ingeschakeld, hoe beter we de kwaliteit van het project kunnen waarborgen. Dit zorgt ervoor dat we problemen kunnen voorkomen in plaats van achteraf op te lossen.
Grondige tests: Voor elke livegang is het essentieel dat alle processen uitvoerig in detail en door de hele keten worden getest en geoptimaliseerd. Neem daarom ook de tijd voor een dergelijk proces. Door bijvoorbeeld elke cluster (heffen, innen, kwijtschelding of WOZ) apart te testen, weten we zeker dat alle belastingaanslagen correct en volledig zijn.
Heldere communicatie en kennisdeling: Migraties zijn niet alleen een technische uitdaging. Het is belangrijk dat alle betrokkenen duidelijk begrijpen wat er gaat veranderen. Door goede kennisdeling en begeleiding kunnen medewerkers snel hun weg vinden in het nieuwe systeem.
Software- en datamigraties kunnen met een goed doordachte aanpak soepel verlopen. DeltaQuest heeft bewezen dat het vroegtijdig identificeren van uitdagingen en de inzet van kennis en ervaring leidt tot succes. Voor gemeenten en uitvoeringsinstanties biedt dit waardevolle lessen: voorkom problemen door proactief te handelen, zorg voor optimale datakwaliteit, en houd de gebruikers centraal in het proces.
DeltaQuest helpt belastingorganisaties om tijdens migratieprojecten het overzicht te behouden. Wij zoomen uit en houden het ‘hoog over’ overzicht. Door onze ervaring met migratieprojecten bij verschillende gemeenten en instellingen hebben we een diepe kennis opgebouwd van de processen en software. Hierdoor kunnen we inzicht bieden in wat mogelijk is en wat niet binnen een nieuw systeem. Wij helpen organisaties niet alleen met het technische aspect van een migratie, maar ook met het heroverwegen van processen: waarom werkt u zoals u werkt, en kan dat misschien efficiënter? Samen met uw team denken we na over verbeteringen, zodat u niet alleen een nieuw systeem implementeert, maar ook echt de vruchten plukt van de mogelijkheden die het biedt. Bij DeltaQuest spreken we dezelfde taal als uw medewerkers, wat zorgt voor draagvlak en een effectieve, succesvolle migratie.
Over Jurgen
Jurgen Hoitzing is een ervaren applicatie- en functioneel beheerder, gespecialiseerd in documentgeneratie en data-analyse. Met eerdere functies als applicatiebeheerder bij Belastingsamenwerking West-Brabant en de Regionale Belasting Groep, en als data-analist bij Waternet, brengt hij diepgaande kennis van gemeentelijke IT-processen en gegevensbeheer mee. Zijn gecombineerde expertise in applicatiebeheer en data-analyse stelt hem in staat organisaties effectief te ondersteunen met hands-on maatwerkoplossingen voor complexe IT- en documentbeheerbehoeften in de publieke sector.
